Papperslös bokföring
Ett ämne som berör oss alla, året är 2017 och vi har fortfarande kvar våra papper i pärmar. Inte nog med att alla bokföringsunderlag tar plats som skulle kunna användas till annat. Det är också ett problem att fysiskt förvara och leta fram kvitton när det rör sig om hundratals pärmar och flera hyllmeter att leta igenom. Det är detta en papperslösa bokföringen vill råda bot på.
Bakgrund papperslös bokföring
I takt med ny teknik och till viss del förändrade lagar har det börjat gå förändra den traditionella bokföringen. Lagarna har främst ändrats i form av hur det numera är tillåtet att spara verifikat och underlag till bokföringen. I och med att allt fler appar skapas och allting i stort sett digitaliseras så har det möjliggjort att det tidigare pappersbunda flödet som bokföring utgjorde delvis och helt i många fall har blivit digitaliserat.
Fördelar med papperslös bokföring
- Du slipper att fysiskt hantera kvitton - Du kan söka igenom hela ditt verifikationsarkiv via datorn, och hitta allting(fakturor, kvitton) utan att en lämna kontorsstolen. - Du slipper risker i och med brand eller förstörelse av material skatteverket vill att du ska spara i upp till 7år, allting sparas elektroniskt. - Du sparar golvyta inne i dina lokaler då allting lagras elektronisk så behövs inga hyllor för pärmar och liknade. - Du slipper hålla koll på betalningsdatum, när du tar emot en leverantörsfaktura scannas den in och då läses betaldatumen av. - Du kan avända dig av mallar som kollar leverantörens organisationnummer mot en lista av bluffföretag. - Du kan koppla på en kreditkoll på kunder som köper av dig, för att minska risken för kundförluster
Vad är papperslös bokföring?
Papperslös bokföring har sin grund i att kundfakturor, bokföringsorder, verifikationer och leverantörsfakturor för att nämna några läses in och blir digitala. När flödet har blivit digitalt så går det att manipulera med hjälp av datorer och programvara. Det viktiga är att koppla samman och ifrån den digitala bild som skapats, läsa ur informationen. Genom att applicera olika sorters tekniker(OCR, mallar) läses informationen från fakturorna och underlagen och blir till redigerbar data. Så fort informationen på ett korrekt sätt har lästs ifrån pappersunderlaget och blivit data kan den skickas vidare till något annat program. Oftasts sker själv skickningen till ekonomisystemet.
